POLÍTICA DE COMPLIANCE E INTEGRIDADE

Compliance é o conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da organização, para evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer.

O objetivo desta  Política de Compliance e Integridade é estabelecer as diretrizes e orientações para garantir a conformidade com as leis, regulamentos, normas e políticas aplicáveis,  bem como promover uma cultura organizacional de conformidade, para que todos os colaboradores e demais partes interessadas compreendam a importância do seu cumprimento e estejam engajados em promover a ética, a integridade e a transparência nas atividades do cartório.

1. SUPORTE DA TITULAR

Esta Política de Compliance e integridade recebe o apoio incondicional da Titular do Cartório para prevenir, detectar e punir condutas antiéticas.  A Titular deve ser exemplo para um ambiente ético e íntegro, disponibilizar os recursos para implementar as medidas necessárias que garantam a integridade, transparência e conformidade em todas as atividades do Cartório.

1. Diretrizes e Declarações

 O Cartório 1º Ofício de Minaçu descreve no seu Código de Conduta e no Código de Ética, a postura esperada de seus colaboradores, fornecedores e parceiros, desde o relacionamento interno, passando pelo atendimento aos clientes e à sociedade. Também declara em diversos documentos, questões inerentes à Política de Compliance do Cartório:

• Código de Normas e Procedimentos do Foro Extrajudicial do Poder Judiciário de Goiás.

• Lei nº 8.935 de 18 de Novembro de 1994 - Lei dos Notários e Registradores.

• Lei 6.015, de 31 de dezembro de 1973 - Lei de Registros Públicos

• Lei nº 14.382 de 27 de junho de 2022 - Dispõe sobre o Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (Serp).

• Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados.

• Lei nº 9.613, de 3 de março de 1998 - Dispõe sobre os crimes de "lavagem" ou ocultação de bens, direitos e valores.

• CLT - Consolidação das Leis do Trabalho - Decreto Lei nº 5.452/1943.

• Lei 12.846, de 1º de agosto de 2013 - Lei anticorrupção.

• Provimento 74 do Conselho Nacional de Justiça - TI.

• Provimento 88 do Conselho Nacional de Justiça - COAF.

• Provimento 100 do Conselho Nacional de Justiça - e-notariado.

• Provimento 134  do Conselho Nacional de Justiça - LGPD.

• Provimento 89 e 124 do Conselho Nacional de Justiça - SAEC.

• MPC 001 Manual de Processos.

• MPC 003 Código de Conduta.

• MPC 006 Política de Proteção de Dados.

• MPC 009 Código de Ética.

• PAD 003 Avaliação de Desempenho do Colaborador.

• PAD 004 Tratamento de Não Conformidades.

• PAD-005 Política de Backup.

• PAD 006 Comunicação do Sistema de Gestão da Qualidade.

• PAD 008 Treinamento e Desenvolvimento.

• PAD 009 Recrutamento e Seleção.

• PAD-011 Aquisição e Avaliação de Fornecedores.

• Demais obrigações fiscais e tributárias.

  

2. Interação com colaboradores e engajamento

A liderança do Cartório 1º Ofício de Minaçu é composta pela Titular e pelas Substitutas, que, em interação com os Colaboradores, devem assegurar a gestão eficaz e garantir o cumprimento desta Política de Compliance e Integridade, sendo exemplo e referência inspiradora para todos os Colaboradores. São atribuições da Liderança:

• Zelar pela qualidade dos serviços e pelo cumprimento da Missão, Visão e Valores.

• Mediar questões relacionadas a críticas, sugestões e opiniões.

• Disseminar a cultura de excelência e comprometimento com a qualidade.

• Aconselhar sobre postura e conduta adequadas ao Código de Conduta e padrões de qualidade.

• Supervisionar a implementação do plano de ação anual e o alcance dos objetivos organizacionais.

• Realizar reuniões gerenciais mensais, com possibilidade de reuniões extraordinárias.

• Manter sigilo das informações recebidas em reuniões e projetos estratégicos.

• Treinar a equipe nos procedimentos de prevenção aos crimes de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo,  previsto na Lei n. 13.260, de 16 de março de 2016.

• Desenvolvimento da cultura organizacional, com a definição de estratégias para comunicação das regras e capacitação dos colaboradores para o seu cumprimento.

• Cumprir e fazer cumprir as leis e regulamentos de proteção de dados  para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos  dados pessoais tratadas pelo Cartório.

3. Ética e Respeito

A palavra ética é originada do grego ethos, que significa modo de ser, caráter. Em filosofia, significa “o que é bom para o indivíduo e para a sociedade”, estabelecendo a natureza de deveres entre essa relação. 

Nossos Valores:

• Respeito e Ética - nas relações interpessoais, agir com honestidade, atenção, integridade e transparência.

• Comprometimento - com os usuários e colaboradores, com a legislação, com o trabalho e com o meio ambiente.

• Conhecimento - busca contínua do aprimoramento da equipe.

• Aperfeiçoamento contínuo: da equipe e sistemas

• Inovação - em tecnologia e procedimentos.

• Leveza e Harmonia – no atendimento aos clientes e na convivência em equipe.

 

Nossa Missão: 

“Garantir a segurança jurídica e promover a prevenção de litígios na execução dos serviços de notas e registros de imóveis, com a valorização das pessoas.”

 

Nossa Política da Qualidade:

“Assegurar a melhoria contínua com processos definidos, num ambiente colaborativo, com inovação e em atendimento aos requisitos das partes interessadas e cumprindo nossa Missão, Visão e Valores”.

 

Estes são os pilares que sustentam toda a estrutura do Cartório e devem refletir  e guiar nossas ações e decisões nas atividades diárias. 

Cabe à Liderança e a todos os Colaboradores preservar e defender a imagem do Cartório perante a sociedade, sendo vedadas atitudes como:

1. Obter vantagens de cunho pessoal ou para outrem, ou fomentar interesses contraditórios ou paralelos ao Cartório.

2. Cobrar ou receber para si, ou para outrem valor pecuniário por informações, orientações e exame de documentação que ingressaram  no Cartório.

3. Receber propina, comissão, presente ou vantagem de qualquer espécie, em razão de suas funções.

4. Prestar serviços como consultores autônomos, tanto para empresas públicas, quanto para  empresas privadas.

5. Exercer, no local de trabalho e durante o horário de serviço, atividades diversas daquelas a que está regularmente sujeito em função de seu trabalho.

6. Usar os computadores e sistemas de comunicação eletrônica da Cartório para fins diferentes dos profissionais ou antiéticos.

7. Instalar software sem a autorização da Titular.

8. Usar informações privilegiadas e de caráter restrito ao Cartório 1º Ofício de Minaçu em proveito próprio ou de terceiros, entre elas, os dados pessoais e sensíveis que tenha acesso, o que constitui infração administrativa e penal, sujeitando os infratores às consequências previstas pela lei.

9. Divulgar qualquer informação relativa às comunicações ao SISCOAF.

 

2. IDENTIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE RISCOS 

O Cartório do 1º Ofício de Minaçu identifica e avalia os riscos de Compliance relacionados aos seus processos principais.  Essa avaliação é feita levando em consideração a probabilidade, o impacto e o grau de cada risco identificado.

Para garantir uma gestão eficaz dos riscos, são adotadas ações de mitigação que constam na planilha "Riscos_Compliance_Processos", contemplando as medidas específicas que devem ser implementadas para lidar com os principais riscos identificados.

Os riscos dos processos principais estão identificados nas instruções de trabalho e nos diagramas de  tartaruga, dentro do documento MPC-006 - Manual de Processos. Cada processo principal tem seus riscos inerentes, responsáveis e indicadores para controle.

 

3. TREINAMENTO E COMUNICAÇÃO

Nas capacitações e nos treinamentos realizados, são abordados os temas relacionados às normas legais e regulamentares, bem como as políticas e diretrizes estabelecidas. É enfatizada a importância do conhecimento e do cumprimento das normas e diretrizes, a fim de garantir a conformidade legal e o bom funcionamento dos processos no Cartório. As ações de disseminação das políticas, normas e regulamentos também visam a prevenção à lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo, bem como os relativos à proteção e privacidade  de dados pessoais. 

 

4. PROGRAMA DE INTEGRIDADE

O Programa de Integridade contempla mecanismos e procedimentos internos  com o objetivo de promover a conformidade legal, detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos, bem como de avaliar os  processos internos, proteger a reputação da organização, promover uma cultura ética, mitigar riscos e estabelecer boas práticas de governança corporativa. Entre as ações estabelecidas, destaca-se:  

1. O comprometimento da Titular, estabelecendo um compromisso claro e visível com a integridade e a conformidade.

2. Canal de Denúncias disponibilizado no site.

3. Comunicação do Código de Conduta e desta Política de Compliance e Integridade aos Colaboradores.

4. Divulgação do Código de Ética e desta Política de Compliance e  Integridade no site do Cartório.

5. Comunicação do Código de Ética aos fornecedores e prestadores de serviços.

6. Treinamentos, cursos e reciclagens para garantir que todos os Colaboradores estejam devidamente capacitados e atualizados em relação às melhores práticas, normas, leis e regulamentações e políticas internas, incluindo o Código de Conduta e esta Política de Compliance.

7. Medidas disciplinares em casos comprovados de violação do Código de Conduta ou das demais políticas e  diretrizes estabelecidas neste Programa, conforme previsto no item 6 desta política.

 

5. MONITORAMENTO E AUDITORIA

Para garantir a efetividade do  programa de Compliance, são adotadas várias formas de monitoramento e auditoria, que, combinadas, promovem a conformidade e a cultura de ética e integridade dentro da organização:

• Transparência nos processos, garantindo que todas as atividades sejam realizadas de acordo com as regras e normas estabelecidas.

• Revisões periódicas de conformidade para avaliar a conformidade com as normas legais e regulamentares, as políticas internas e os procedimentos estabelecidos.

• Identificação e avaliação dos riscos e ações para mitigação.

• Revisão de práticas, políticas e procedimentos periodicamente para garantir que estejam atualizados e alinhados com as mudanças nas leis e regulamentações, bem como com as melhores práticas do setor.

Além disso, são adotadas medidas específicas para garantir que as pessoas respeitem as regras e normas:

• Treinamentos e capacitações para que os Colaboradores compreendam as normas e diretrizes e saibam como aplicá-las corretamente em suas atividades diárias.

• Controles internos para monitorar e verificar o cumprimento das regras e normas, bem como identificar e corrigir eventuais desvios.

• Monitoramento regular do canal de denúncias.

O Cartório 1º Ofício de Minaçu é submetido a correições agendadas pela Corregedoria Permanente representada pelo Diretor do Foro de Minaçu, da Corregedoria Geral do Tribunal de Justiça de Goiás e por Auditoria interna e externa da norma ABNT NBR 15906 - Sistema de gestão de serviços notariais e registrais, com o objetivo de avaliar a conformidade  com os requisitos estabelecidos pela norma.

Também está prevista a auditoria do Sistema de Gestão do PQTA - Prêmio da Qualidade Total da Anoreg, para avaliar a eficácia do sistema de gestão do Cartório em relação aos critérios estabelecidos. 

 

6. DENÚNCIAS DE IRREGULARIDADES

O cartório disponibiliza em seu site o Canal de Denúncias - https://cartoriominacu.com.br/canal-de-denuncias - para reportar suspeitas de irregularidades. A investigação de condutas inadequadas é essencial para manter um ambiente de trabalho ético, íntegro e em conformidade com os valores do Cartório, bem como a minimização dos riscos, identificação de oportunidades de melhorias, proteção da imagem da serventia e esclarecimento dos fatos.

Usuários, colaboradores,  fornecedores e parceiros, poder público e toda a comunidade podem utilizar deste canal. É encorajado que as denúncias sejam fundamentadas em fatos e dados concretos. A confidencialidade e o anonimato são garantidos de acordo com as normas legais. Não serão toleradas retaliações ou punições contra qualquer pessoa que denuncie possíveis irregularidades, desde que identificadas a boa fé.

Se comprovadas as denúncias, serão tomadas medidas apropriadas em conformidade com as políticas internas e as leis vigentes. Isso pode incluir ações disciplinares, medidas corretivas, treinamentos adicionais, revisão de políticas ou qualquer outra ação necessária para corrigir a situação e evitar a recorrência de condutas inadequadas.

 

Esta revisão foi aprovada pela Oficial  em 05/06/2023.

 

Gabriella Gonçalves Barbosa

Oficial Titular